TSE-Kassensystem-Pflicht: Was Unternehmer jetzt wissen müssen
Seit dem 1. Januar 2020 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, ihre elektronischen Kassensysteme mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszustatten. Diese Maßnahme soll dazu beitragen, die Nachvollziehbarkeit von Kassenvorgängen zu gewährleisten und Steuerhinterziehung zu verhindern. Doch was genau bedeutet diese Pflicht für Unternehmer und welche Fristen gelten? In diesem Beitrag erklären wir Ihnen alles, was Sie über die TSE-Kassensystem-Pflicht wissen müssen.
Was ist die TSE-Kassensystem-Pflicht?
Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist eine elektronische Lösung, die Transaktionsdaten in Kassen- und Warenwirtschaftssystemen sicher speichert und vor Manipulation schützt. Diese Technik ist darauf ausgelegt, die Unveränderbarkeit der Daten sicherzustellen und es den Finanzbehörden zu ermöglichen, Transaktionen jederzeit nachzuvollziehen. Seit 2020 müssen alle Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem oder eine elektronische Registrierkasse verwenden, diese mit einer TSE ausstatten. Auch für Warenwirtschaftssysteme mit Kassenschnittstellen gilt diese Pflicht.
Wer ist betroffen?
Die TSE-Pflicht betrifft alle Unternehmen, die elektronische Kassensysteme nutzen – also nicht nur Restaurants und Einzelhändler, sondern auch Unternehmen, die über Kassenmodule in ihren Warenwirtschaftssystemen verfügen. Offene Ladenkassen, die keine elektronische Unterstützung bieten, sind von der TSE-Pflicht ausgenommen. Zudem müssen Unternehmen, die keine Kassenlösung im klassischen Sinne verwenden (zum Beispiel Dienstleister), keine TSE nachrüsten.
Die Belegausgabepflicht
Zusätzlich zur Einführung der TSE gibt es eine Belegausgabepflicht. Seit Januar 2020 sind Unternehmen verpflichtet, für jede Transaktion einen Beleg auszugeben. Dieser Beleg kann in Papierform oder elektronisch (zum Beispiel per E-Mail) erfolgen. Der Beleg soll sicherstellen, dass alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar sind und keine Manipulationen stattfinden. Für viele Unternehmen ist dies eine zusätzliche organisatorische Herausforderung, die jedoch die Sicherheit und Transparenz erhöht.
Fristen und Übergangsregelungen
Ursprünglich sollten alle Kassensysteme bis zum 30. September 2020 mit einer TSE ausgestattet werden. Aufgrund von Verzögerungen bei der Bereitstellung der zertifizierten TSE wurden die Fristen mehrfach verlängert. Aktuell gilt, dass alle Kassensysteme spätestens bis zum 31. März 2021 mit einer TSE ausgestattet sein müssen. Für Geräte, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, gilt eine Übergangsfrist bis zum 31. Juli 2025. Diese Geräte müssen bis zu diesem Datum über das "Mein ELSTER"-Portal beim Finanzamt gemeldet werden.
Für Registrierkassen, die aufgrund ihrer Bauart nicht umrüstbar sind und vor dem 1. Januar 2020 gekauft wurden, galt eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2022. Ab 2023 müssen diese ebenfalls den Anforderungen entsprechen.
Welche Strafen drohen bei Nichtbeachtung?
Unternehmer, die ihre Kassensysteme nicht rechtzeitig mit einer TSE ausstatten, müssen mit Sanktionen rechnen. Wird ein Unternehmen bei einer Betriebsprüfung ohne eine ordnungsgemäße TSE erwischt, können nicht nur Steuernachforderungen anfallen, sondern auch Bußgelder verhängt werden. In einigen Fällen kann es sogar zu einer Schätzung der Besteuerungsgrundlage kommen, was eine enorme finanzielle Belastung für das Unternehmen darstellen kann. Daher ist es wichtig, die TSE schnellstmöglich umzusetzen und die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.
Wie kann ich mein Kassensystem TSE-konform machen?
Unternehmer, die ihre Kassensysteme nicht rechtzeitig mit einer TSE ausstatten, müssen mit Sanktionen rechnen. Wird ein Unternehmen bei einer Betriebsprüfung ohne eine ordnungsgemäße TSE erwischt, können nicht nur Steuernachforderungen anfallen, sondern auch Bußgelder verhängt werden. In einigen Fällen kann es sogar zu einer Schätzung der Besteuerungsgrundlage kommen, was eine enorme finanzielle Belastung für das Unternehmen darstellen kann. Daher ist es wichtig, die TSE schnellstmöglich umzusetzen und die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.
Fazit: Jetzt handeln und Fristen einhalten!
Die Einführung der TSE und die damit verbundene Melde- und Belegausgabepflicht sind entscheidende Schritte, um Steuerhinterziehung zu verhindern und für mehr Transparenz bei der Kassennutzung zu sorgen. Unternehmen müssen ihre Kassensysteme schnellstmöglich umrüsten, um den Anforderungen des Gesetzes gerecht zu werden und sich vor rechtlichen Konsequenzen zu schützen.
Es empfiehlt sich, jetzt zu handeln, um die Fristen nicht zu verpassen. Durch die rechtzeitige Umstellung können Sie nicht nur Bußgelder und Steuernachzahlungen vermeiden, sondern auch von einer sicheren und transparenten Dokumentation Ihrer Geschäftsvorfälle profitieren.
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